Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING, versie 2/09/2024

Deze privacyverklaring is bedoeld om de betrokkenen te informeren over hoe hun persoonsgegevens zullen worden verzameld, verwerkt, beschermd en gebruikt. Voor de bescherming van de privacy van partijen wordt gehandeld in overeenstemming met de verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (hierna ook genoemd de ‘Algemene Verordening gegevensbescherming, afgekort: AVG’) en met deze privacyverklaring.

Verder is voor de verwerking ook de Bemiddelingswet van 21 februari 2005 relevant.

Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Heidi Lameire

+32498 90 01 11

Lieselot Vantuyckom

+32498 41 88 12

info@bemiddelinglv.com

Westhuis – Kortrijksestraat 119A – 8020 Oostkamp (praktijkadres)

Doeleinden van gegevensverwerking

We verbinden er ons toe persoonsgegevens van partijen uitsluitend te verwerken voor zover strikt noodzakelijk binnen het kader van onze dienstverlening, inclusief administratief beheer. 

Bij het aangaan van een overeenkomst, heeft de verwerking van de persoonsgegevens concreet als doel partijen te identificeren volgens de geldende wettelijke en contractuele bepalingen en ter ondersteuning van onze bemiddelingsdiensten. Indien partijen ook hun e-mailadres verstrekken, gebruiken wij dit enkel voor essentiële communicatie in de uitvoering van onze overeenkomst(en), zoals het versturen van notificaties, bevestigingen, facturen en aanmaningen.

Soorten persoonsgegevens

Wij beperken het verwerken van persoonsgegevens tot een strikt minimum. De verwerkte gegevens omvatten met name:

• Identificatie- en contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, ondernemingsnummer;
• Financiële gegevens;
• Andere informatie die nodig is voor de opmaak van de bemiddelingsovereenkomst;
• Mogelijk verwerken we in het kader van de aangeboden diensten ook bijzondere persoonsgegevens:
  • strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen;
  • gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
  • persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken, genetische gegevens of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. 

Grondslag voor verwerking en bewaartermijn

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op:

Uitvoering van de bemiddelingsovereenkomst

Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt:

• in de precontractuele fase om op een verzoek tot bemiddeling te reageren, betrokken partijen te contacteren, informatie te verstrekken/op te vragen in het kader van het sluiten van een overeenkomst, het bemiddelingsprotocol op te maken;
• in de contractuele fase om de bemiddeling te faciliteren en het bemiddelingsprotocol uit te voeren, door onder meer het vergemakkelijken van communicatie, het opstellen van de overeenkomsten van de partijen en het ondersteunen van de bemiddelingsprocedure.

Voldoen aan wettelijke en deontologische verplichtingen

Bepaalde persoonsgegevens moeten worden verwerkt om te voldoen aan wettelijke en deontologische bepalingen, zoals opgenomen in het gerechtelijk wetboek, de deontologische code voor bemiddelaars en fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. Deze opsomming is niet limitatief en kan onderhevig zijn aan veranderingen.

De vrij gegeven, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming, die op elk moment ingetrokken kan worden.

Gegevens worden bewaard zolang nodig voor bemiddelingsdoeleinden, wettelijke en deontologische vereisten, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om de persoonsgegevens (langer) bij te houden. Zo hebben wij er belang bij persoonsgegevens te bewaren zolang wij aansprakelijk gesteld kunnen worden.

Beveiligingsmaatregelen

Alle gegevens vallen onder het beroepsgeheim, wat betekent dat ze strikt vertrouwelijk worden behandeld.

Om de veiligheid van de persoonsgegevens van partijen te waarborgen, nemen we zorgvuldige technische en operationele maatregelen om ongeoorloofde toegang, verwijdering of wijziging te voorkomen. We hanteren een gecombineerd beleid van fysieke en digitale beveiliging om persoonsgegevens te beschermen tegen risico’s zoals verlies, diefstal, misbruik, en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

De gegevens uit de bemiddelingsgesprekken, nodig voor het opstellen van formele documenten, worden bewaard op fysieke hardware in plaats van cloudomgevingen. Regelmatige back-ups van deze gegevens worden gemaakt om dataverlies te voorkomen. De back-ups worden versleuteld en op een veilige, fysieke locatie bewaard. Alle gegevens op fysieke opslagmedia worden versleuteld met beveiligde sterke wachtwoorden, die geregeld worden bijgewerkt conform een goed wachtwoordbeheer.
Enkel (ontwerpen van) overeenkomsten, zoals EOT-overeenkomsten en ouderschapsplannen, worden opgeslagen in de cloud in een ‘persoonlijke kluis’ binnen Microsoft 365 OneDrive. Deze kluis is specifiek ontworpen voor het veilig bewaren van gevoelige documenten. Toegang tot de ‘persoonlijke kluis’ is alleen mogelijk via tweefactor-authenticatie, wat een extra beveiligingslaag toevoegt naast het reguliere wachtwoord.
Fysiek opgeslagen gegevens worden veilig bewaard in een afgesloten kast. Enkel de bemiddelaar, en indien van toepassing de co-bemiddelaar, hebben toegang tot de gegevens.

Tijdens de sessies kan de bemiddelaar persoonlijke notities maken voor onmiddellijk gebruik bij het opstellen van formele documenten. Deze notities worden meteen vernietigd na verwerking in de formele documentatie om volledige vertrouwelijkheid en naleving van privacynormen te waarborgen. Het is daarbij belangrijk op te merken dat er om diezelfde reden evenmin verslagen worden gemaakt van de verschillende bemiddelingsgesprekken.

Informatie die via e-mail wordt verzonden of ontvangen, wordt in de professionele mailbox bewaard en versleuteld met beveiligde sterke wachtwoorden. Hoewel we aanzienlijke inspanningen leveren om de veiligheid te waarborgen, is het belangrijk te weten dat de overdracht van informatie via internet nooit volledig veilig, privé of vertrouwelijk is. Er bestaat altijd een mogelijkheid dat informatie die via e-mail wordt verzonden of ontvangen, wordt onderschept, ontsleuteld, geraadpleegd en/of gebruikt door derden, zelfs wanneer technologieën worden toegepast om de uitwisseling van informatie te coderen.

In het uitzonderlijke geval van een gegevenslek stellen we je direct op de hoogte en nemen we onmiddellijk de noodzakelijke maatregelen.

Rechten van betrokkenen

Een betrokkene van onze dienstverlening heeft het recht op:

Toegang en inzage van zijn persoonsgegevens

De betrokkene heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van zijn gegevens waarover we beschikken en om na te gaan waarvoor zijn gegevens worden / werden gebruikt.

Correctie van zijn persoonsgegevens

De betrokkene heeft het recht om persoonlijke informatie die hij aan ons heeft verstrekt, indien en wanneer van toepassing, aan te passen, bij te werken of te wijzigen. 

Zijn persoonsgegevens te laten wissen

Wanneer de betrokkene vermoedt dat bepaalde van zijn persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, dan kan hij vragen om deze persoonsgegevens te laten verwijderen. 

Toestemmingsintrekking

Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens gebaseerd is op de voorafgaande toestemming van de betrokkene, kan hij deze toestemming op elk ogenblik intrekken.

Gelieve voor het uitoefenen van deze rechten ons een schriftelijk verzoek te sturen, zoals hieronder bepaald:

• Schriftelijk: stuur een aangetekend schrijven naar Westhuis, t.a.v. Heidi Lameire & Lieselot Vantuyckom, Kortrijksestraat 119A 8020 Oostkamp, met vermelding van de rechten die je als betrokkene wenst uit te oefenen.

• Elektronisch: stuur een e-mail naar info@bemiddelinglv.com, met vermelding van de rechten die je als betrokkene wenst uit te oefenen.

Bij de uitoefening van deze rechten vragen wij om de identiteit passend te bewijzen om te voorkomen dat persoonsgegevens ten onrechte aan derden worden verstrekt, gewijzigd, beperkt of gewist. Een geschikte manier om dit te doen, is door een kopie van de identiteitskaart (voor- en achterkant) bij het verzoek te voegen. In sommige gevallen kan het geheel of gedeeltelijk weigeren of beperken van één of meer van bovenstaande rechten plaatsvinden, wat in ons antwoord zal worden toegelicht. Dergelijke redenen kunnen onder meer betrekking hebben op de wettelijke bewaartermijn van bepaalde gegevens, de deontologische verplichtingen of de noodzaak van verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst.

Klachten

Als je nog vragen hebt over hoe wij persoonsgegevens gebruiken, als je als betrokkene je persoonsgegevens wilt bekijken, corrigeren, bijwerken of verwijderen of als je een klacht wilt indienen, neem dan contact met ons op via een van volgende contactgegevens: 

Heidi Lameire

+32498 90 01 11

Lieselot Vantuyckom

+32498 41 88 12

info@bemiddelinglv.com

Westhuis – Kortrijksestraat 119A – 8020 Oostkamp (praktijkadres)

Betrokkenen beschikken ook steeds over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

+ 32 02 274 48 00

contact@apd-gba.be

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden het recht dit privacybeleid te herzien, met eventuele aanvullende kennisgeving indien van toepassing.